Los médicos y el personal asistencial que prestan servicios de salud en instituciones como clínicas y hospitales, en el marco del sistema de salud, deben diligenciar un formato llamado Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS).
Es un trámite que muchas veces puede ser engorroso y desgastante, pero se trata de un reporte muy importante, porque no sólo consigna los diagnósticos y tratamientos de los servicios prestados de una persona en su historia clínica, sino que permite construir el perfil epidemiológico del país, para definir políticas públicas, incluyendo los precios a pagar por los servicios.
De fondo, es información esencial para tomar decisiones como la definición de la Unidad de Pago por Capitación (UPC), los presupuestos máximos y tener datos de calidad casi en tiempo real. En promedio, cada año se registran 458 millones de RIPS, según le explicó el Ministerio de Salud a Doctoralia.
“El RIPS no debe verse simplemente como un reporte para la EPS o a la Secretaría de salud; debe considerarse una herramienta de gestión interna para el prestador de servicios”, afirma el Ministerio de Salud.
Por eso desde Doctoralia te presentamos cinco cosas que debes saber si eres médico o personal asistencial y debes diligenciar los RIPS, con ayuda del Ministerio de Salud y con base en la Resolución 2275 de 2023.
Los datos que debe llevar
Es clave que los médicos, el personal asistencial y el administrativo tenga presente que en cada RIPS debe ir:
1. Datos de la transacción:- NIT del prestador o proveedor de tecnología en salud.
- Número de la factura.
- Tipo de nota (nota crédito, nota débito o nota de ajuste).
- Número de la nota (en caso de ajuste, como respuesta a una glosa que no afecta el valor de la factura, pero corrige información incorrecta del RIPS, por ejemplo, diagnóstico o causa externa).
2. Datos del usuario:
- Tipo y número de documento de identificación.
- Tipo de usuario (contributivo, subsidiado, régimen especial, planes voluntarios, ARL, SOAT, particular, entre otros).
- Fecha de nacimiento, sexo, país y municipio de residencia, zona territorial (urbano/rural), si se expidió incapacidad, consecutivo, país de origen.
3.- Datos de los servicios: En todos los datos de servicios se identifica el prestador, mediante el código de habilitación (que incluye los primeros 10 dígitos para el prestador y los últimos 2 para la sede). También permite conocer el lugar de atención, la fecha y hora de la atención, el código del servicio, (usando la CUPS que anualmente actualiza el Ministerio o los códigos de medicamentos definidos por el INVIMA), la causa externa (enfermedad general, accidente, violencia), la finalidad (diagnóstico, tratamiento, promoción de la salud, prevención de enfermedades, diagnóstico precoz), el código del diagnóstico principal y relacionados (CIE-11), el valor del servicio y el valor asumido por el usuario como pago compartido.
Los datos que debe llevar
Los servicios a diligenciar se agrupan en:
- Consultas: consulta externa de médicos u odontólogos, especialistas, nutrición, fisioterapia, psicología, entre otros. Consulta de urgencias, valoraciones diarias a pacientes hospitalizados, interconsultas, juntas médicas.
- Procedimientos: quirúrgicos, de laboratorio, imagenología (rayos X, TAC, resonancia magnética, ecografías), etc.
- Otros servicios: dispositivos médicos, insumos, estancias hospitalarias (cuidado intensivo, intermedio, unidad de quemados, habitación uni o bipersonal, sala usada para diálisis, quimioterapia), traslados (ambulancia), honorarios (cuando se facturan aparte los servicios del cirujano o anestesiólogo).
Pero también se deben hacer RIPS por servicios como urgencias con observación, hospitalización, parto o cesárea en recién nacidos y medicamentos
Todo esto, según la Resolución 2275 de 2023.
¿Por qué los médicos deben diligenciar RIPS?
La responsabilidad primaria de diligenciar el RIPS recae en el personal asistencial como médicos, odontólogos o cualquier otro profesional de la salud, porque ellos son quienes registran la información en la historia clínica y conocen la taxonomía de la Clasificación Internacional de Enfermedades (CIE-11). Con base en este conocimiento, seleccionan la opción más precisa para el diagnóstico de su paciente, así como la estructura de la Clasificación Única de Procedimientos en Salud (CUPS), las tablas que dan las opciones para seleccionar la causa externa, la finalidad, la vía de ingreso, el destino del usuario al egreso.
Los errores comunes
El Ministerio de Salud, en respuesta a una solicitud de información de Doctoralia, explica que los errores más comunes a la hora de generar RIPS, que se traducen en rechazos de los mismos, suelen deberse a incumplimiento en las reglas de estructura del archivo (formato de datos, tipo de dato esperado), inconsistencia en el código de habilitación, discrepancias en los valores del servicio y modalidad de contratación y errores en el diligenciamiento de la factura electrónica.
Sin embargo, el Ministerio señala que, en la actualidad, la mayoría de las reglas de validación son de notificación, es decir, alertan sobre los errores, pero no impiden la generación del código de validación.
Herramientas que facilitan el proceso
El Ministerio de Salud insiste en que la herramienta principal para asegurar un diligenciamiento adecuado es la capacitación continua, la motivación y la retroalimentación del Talento Humano en Salud. Sin embargo, un software de historia clínica electrónica que permita descargar los RIPS de forma automática, gracias a la información registrada en el momento del diagnóstico puede ser muy útil y facilitar el ejercicio. También pueden ser beneficiosas herramientas que faciliten el reporte amigable de la información del RIPS.
Finalmente, la fidelidad de la información reportada a través de los RIPS es fundamental para contar con un sistema de información confiable, que sirva como base para el desarrollo de políticas públicas acordes con la realidad epidemiológica del país. Esto no solo fortalece la toma de decisiones en salud, sino que también representa un beneficio directo para los profesionales de la salud y los pacientes. Gracias a esta información, hoy es posible construir guías de práctica clínica, establecer protocolos, definir coberturas de servicios, incluir medicamentos esenciales y promover procesos de formación desde el Ministerio de Salud. La confiabilidad del perfil epidemiológico de Colombia está, en gran medida, en las manos de los profesionales de la salud.
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