Comunicación por email con pacientes: errores y consejos

Una comunicación eficaz entre médico y paciente es esencial para mejorar la consulta y ofrecer un servicio de calidad y el correo electrónico es una de las herramientas de comunicación favoritas de la medicina digital.

Este artículo conocerás los errores que no debes cometer al comunicarse con tus pacientes por correo electrónico y te ofreceremos algunos consejos útiles sobre la mejor manera de llegar a tus pacientes a través de este medio de comunicación cada vez más importante.

¿Qué encontrarás en este artículo?

• ¿Por qué es crucial una buena comunicación con los pacientes?
• El correo electrónico con los pacientes: una herramienta cada vez más utilizada
• Comunicación por correo electrónico con los pacientes: consejos útiles para aprovecharla al máximo
• Errores que hay que evitar en la comunicación por correo electrónico con los pacientes
• Conclusiones

¿Por qué es crucial una buena comunicación con los pacientes?

La comunicación cuidadosa con los pacientes es importante para establecer una buena relación y ofrecer una asistencia sanitaria de calidad. De hecho, suele ocurrir que la mayoría de las insatisfacciones y quejas relativas a las prácticas médicas se deben a una mala coordinación en la comunicación médico-paciente.

Las habilidades comunicativas e interpersonales de un médico no sólo incluyen la capacidad de recabar información para hacer un diagnóstico preciso y recomendar un tratamiento adecuado y mantenerse en contacto con el paciente, sino también la capacidad de responder eficazmente a mensajes y correos electrónicos.

Con la llegada de la tecnología, los canales de comunicación se han multiplicado y comunicarse con los pacientes por correo electrónico está a la orden del día.

El correo electrónico con los pacientes: una herramienta cada vez más utilizada

La comunicación nunca ha sido tan rápida gracias a todas las funcionalidades que nos ofrece la mensajería actual. Cada día enviamos y recibimos cientos de mensajes en cuestión de segundos, lo que facilita la transmisión de la información necesaria y puede ser de gran ayuda no sólo para mejorar la coordinación entre médico y paciente, sino también para ampliar y optimizar los propios servicios. 

El correo electrónico se utiliza cada vez más como herramienta de comunicación preferente en diversos sectores empresariales, y el sector médico no es una excepción. Con la presencia constante de internet, los teléfonos inteligentes, los servicios de mensajería instantánea y las redes sociales, los pacientes desean cada vez más poder comunicarse electrónicamente con sus médicos de cabecera y los centros médicos de su elección. Aunque al principio los profesionales de la salud eran más reacios a adoptar las herramientas que ofrece la telemedicina, su eficacia y rapidez les permite no sólo mantener una gran relación con sus pacientes, sino también ahorrar tiempo y resolver más problemas en menos tiempo.

Los correos electrónicos, en particular, son utilizados por muchas personas, tanto jóvenes como mayores. También suelen emplearse para transmitir información importante, como resultados de exámenes, recetas médicas y prescripciones de planes de tratamiento.

Cada vez se utilizan más para sustituir a las llamadas telefónicas, y tanto los consultorios médicos como las clínicas privadas, pueden tener que atender diariamente un gran número de correos electrónicos.

Comunicación por correo electrónico con los pacientes: consejos útiles para aprovecharla al máximo

El uso del correo electrónico tiene mucho más beneficios que desventajas y puede ayudar mucho a optimizar la comunicación con los clientes. Es rápido, fácil, fiable y puede ayudar a mantener una buena relación con los pacientes que necesitan tu asistencia pero que, por diversos motivos, no pueden acudir a la consulta en persona.

No cabe duda de que el correo electrónico puede ser una valiosa herramienta de comunicación que ahorra tiempo si se utiliza correctamente, pero también puede crear problemas a los médicos si no se usa con cuidado.

1. Utiliza una dirección de correo electrónico o un portal seguros para comunicarse con tus pacientes

Como alternativa al correo electrónico, muchos consultorios y clínicas utilizan cada vez más aplicaciones para comunicarse digitalmente con los pacientes, como Doctoralia. Los portales para conectar a médicos y pacientes utilizan una interfaz web segura para ofrecer a los pacientes una plataforma de comunicación eficiente con acceso instantáneo a determinada información sanitaria, como resultados de pruebas diagnósticas, recordatorios y comunicaciones con el paciente.

2. Utiliza el correo electrónico para mejorar tu servicio

Los correos electrónicos pueden ser útiles para enviar actualizaciones automáticas de las citas. Los recordatorios no solo atraen a más pacientes a tu consulta, sino que también mejoran la fiabilidad de la misma. Con recordatorios enviados por correo electrónico y notificaciones en la aplicación, tanto tú como tus pacientes pueden mantenerse al día de las citas a lo largo del día.

Los correos electrónicos son una opción cómoda, ya que casi todo el mundo los utiliza y muchos de tus pacientes también pueden acceder fácilmente a ellos desde sus smartphones. Por supuesto, el consejo es limitar los correos electrónicos a comunicaciones importantes, de lo contrario existe la posibilidad de que acaben en la carpeta de spam del destinatario.

3. Guardar los mensajes de los pacientes

Dado que los pacientes también pueden enviar actualizaciones sobre su estado de salud por correo electrónico, es esencial tener en cuenta esta información también en su historial médico. Esto puede ser útil para futuras visitas, en las que sólo tendrás que consultar los mensajes guardados del paciente justo antes de la visita. 

Con sistemas de gestión del consultorio ,como Doctoralia, puedes obtener fácilmente un historial de chat con tus pacientes, lo que resulta útil para enviar información importante, pero también para realizar un seguimiento de sus síntomas en los historiales médicos.

Además, los sistemas de chat integrados en las agendas online también pueden resultar útiles para responder a dudas o preguntas adicionales de las personas que acuden a la visita, gracias a un sistema rápido y fiable que ahorra tiempo y proporciona una atención de calidad a los pacientes.

4. Sé claro en la comunicación con los pacientes

En la comunicación con los pacientes es fundamental ser claro y comprensible para ayudarles a entender lo que contiene el texto de su correo electrónico, sobre todo en el caso del envío de informes médicos y planes de tratamiento. Por ello, aunque se utilicen diversos tecnicismos, es bueno dar a conocer al paciente su significado y estar a su disposición para cualquier duda al respecto.

Errores que hay que evitar en la comunicación por correo electrónico con los pacientes

En la comunicación por correo electrónico es esencial respetar la intimidad del paciente, al igual que lo es revisar la bandeja de entrada a intervalos regulares para evitar la acumulación de correos sin contestar. Averigüemos qué errores hay que evitar en la comunicación por correo electrónico con los pacientes.

Si decides utilizar un sistema de gestión del consultorio, asegúrate de que el sistema cumple con el GDPR  (General Data Protection Regulation). Se trata de una normativa europea para el tratamiento y protección de datos, que garantiza la salvaguarda de la privacidad de los pacientes cuando se comunican con médicos y centros sanitarios.

5. No esperes demasiado para responder

Cuanto más tardes en responder, más se resentirá la comunicación con el paciente. Esto es especialmente cierto si al paciente se le ha enviado un correo electrónico con una pregunta urgente y está esperando una respuesta. En este caso, el consejo es no esperar demasiado antes de responder con un correo electrónico.

Además, no responder a los correos electrónicos de los pacientes en un tiempo razonable no sólo provoca que los correos se acumulen en su bandeja de entrada, sino que los mismos pacientes te escriban una y otra vez sin éxito.

Durante la jornada laboral, establece una ventana de tiempo en la que puedas dedicarte a los correos electrónicos. Un consejo esencial es optar por respuestas automáticas a los correos, enviadas automáticamente por el sistema fuera del horario laboral. Esta medida es excelente para informar a los pacientes de que tu consultorio está cerrado y de que sólo  se recibirán respuestas a las horas que hayas fijado.

6. Asegúrate de que los pacientes entienden los límites del correo electrónico

A menudo ocurre que los pacientes te escriben para pedirte respuestas sobre síntomas que han presentado sin haber sido examinados. En este caso, es importante asegurarse de que los pacientes entienden que ninguna comunicación a distancia (no sólo en el caso de los correos electrónicos, sino también de los mensajes de texto) puede sustituir a una visita presencial. Por supuesto, en varios casos también será posible optar por un reconocimiento médico a distancia a través de una consulta en línea.

Conclusiones

Como vimos, los correos electrónicos siguen siendo una herramienta útil para comunicarse con los pacientes. No sólo ayudan a gestionar mejor el tiempo en la consulta del médico, sino también a establecer una relación más humana con los pacientes en momentos en que no siempre es posible realizar visitas en directo.